Muitos donos de empresa têm dúvidas se podem — ou quando devem — mudar de contabilidade. Se você sente que o serviço atual não está ajudando o seu negócio como deveria, saiba que a troca é um direito seu e pode ser feita quando você desejar.
O processo é mais simples do que parece e, muitas vezes, é o passo que falta para colocar as contas em dia. Afinal, o contador deve ser seu maior parceiro, mas se ele não entrega o que você precisa, é hora de buscar novos ares.
Confira a seguir como funciona essa troca, o que observar na hora de escolher um novo escritório e como garantir uma transição tranquila.
Quais as funções de um contador?
Além das obrigações legais, um profissional de contabilidade é fundamental para auxiliar em diversas atividades cotidianas da empresa, como:
- Preencher e arquivar documentos legais necessários para a operação da empresa;
- Garantir que o seu negócio esteja legal perante os órgãos públicos e em conformidade com a legislação tributária e fiscal;
- Manter o registro da empresa atualizado;
- Manusear a folha de pagamento para garantir que todos os funcionários recebam os salários corretamente.
Quando é hora de mudar de contador?
O papel do contador é essencial dentro de um negócio. Por isso, quando o serviço de contabilidade não está atendendo ao que foi solicitado, alguns problemas podem ocorrer, como, por exemplo:
- Não pagamento de impostos importantes;
- Escolha de um regime que não é adequado ao negócio, acarretando pagamento de impostos além do necessário;
- Declaração indevida dos bens da empresa;
- Desorganização com os livros e documentos contábeis, atrapalhando o controle e o das informações;
- Desatualização das mudanças na legislação.
Assim, todas essas atividades que não foram bem executadas podem trazer problemas legais para o seu negócio. Então essa é a hora de mudar.
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Procedimento da troca de contador
Todos os empreendedores no momento que contratam um escritório de contabilidade, assinam um contrato de prestação de serviço com direitos e deveres entre as partes.
No momento da contratação de uma nova empresa contábil, é preciso observar o prazo para rescisão do contrato, que normalmente é de 30 dias após o aviso de ambas as partes.
Após avisar o contador atual sobre a mudança, é preciso comunicar o novo profissional contábil que dará sequência na responsabilidade técnica da sua empresa.
A partir desse momento, o processo de transferência fica por conta do escritório de contabilidade que vai te atender. Todos os trâmites de transferência e documentação necessária, será solicitada o antigo contador dando um prazo para a prestação de conta.
Em resumo, o seu papel é apenas comunicar ao contador atual que mudará para uma nova empresa de contabilidade e cumprirá o prazo de rescisão. Comunicar também, que vai nomear esse novo contador para que faça toda a intermediação da transferência e finalização do contrato que você tem com o antigo contador.
Como escolher um novo contador?
Uma coisa importante que precisa ser observada na empresa contábil ou no profissional que vai contratar, é o conhecimento especializado que tem em seu segmento.
Ter um contador que conhece do seu negócio é muito importante para que o cliente possa usufruir de todo o suporte necessário na parte administrativa, financeira e empresarial.
Um erro que precisa ser evitado, é contratar um profissional apenas pelo preço da prestação de serviço, afinal este profissional tem um papel fundamental na organização empresarial de qualquer empresa. Portanto, o barato pode sair muito caro. Em suma, atente para essas características:
- Se o escritório é registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região;
- Recomendações de outros clientes;
- Quais serviços são oferecidos;
- Avaliação do atendimento ao cliente;
- Capacidade de oferecer um serviço personalizado para o tamanho da sua empresa;
- Uso de tecnologia para agilizar as operações contábeis, entre outros.
Checklist para não esquecer de nada
1 – Antes da Migração
- Escolheu a nova contabilidade
- Conversou sobre expectativas e prazos
- Reuniu todos os documentos essenciais
- Organizou documentos em pasta (física ou digital)
- Comunicou à contabilidade atual
- Solicitou transferência de documentos
2 – Durante a Migração
- Respondeu às dúvidas da nova contabilidade
- Forneceu documentos adicionais quando solicitado
- Identificou e listou pendências
- Iniciou processo de regularização
- Manteve comunicação constante
3 – Após a Migração
- Confirmou recebimento de todos os documentos
- Atualizou registros oficiais (se necessário)
- Recebeu orientação sobre próximos passos
- Agendou primeira reunião ou atendimento
- Testou acesso à plataforma digital
- Esclareceu dúvidas sobre mensalidade e serviços
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